Reglement RGPD

Politiques de confidentialité

I. Objet de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité a pour objet de définir et d’expliquer les modalités de collecte, de traitement et de protection des données à caractère personnel recueillies dans le cadre de l’utilisation du site ou des services de Fédération Mandataires de France.

Les traitements de données à caractère personnel sont effectués conformément à la réglementation en vigueur et notamment à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 et au Règlement Européen sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (RGPD).

II. Responsables conjoints du traitement

Les responsables conjoints du traitement sont :

Fédération Mandataires de France (ci-après « FMF»),

la Fédération des Particuliers Employeurs de France (ci-après « la FEPEM»),

dont les sièges sociaux sont situés au 79 rue de Monceau, 75008 Paris, France.

Les responsables conjoints de traitement ont conclu un accord de co-traitance définissant les obligations et responsabilités de chacun vis-à-vis du traitement. Sous réserve d’une demande écrite et de la preuve de la qualité de personne concernée, les grandes lignes de cet accord seront mises à la disposition du demandeur.

III. Référent à la protection des données

FMF a désigné un Référent à la protection des données qui peut être sollicité par les personnes concernées, pour toutes demandes relatives à la gestion de leurs données à caractère personnel :

Par courriel à l’adresse : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ;
Par courrier à l’adresse postale suivante :

Fédération Mandataires de France, à l’attention du Référent à la protection des données,

79 rue de Monceau, 75008 Paris.

IV. Personnes concernées

Les personnes concernées par la présente Politique de confidentialité sont celles dont les données sont traitées par FMF à savoir :

les personnes physiques utilisatrices du site ou des services de FMF ou ayant manifesté un intérêt pour les services de FMF ;
les personnes physiques liées aux Adhérents de FMF (représentants, personnes à contacter, salariés des structures mandataires adhérentes) ;
Les mandants des Adhérents de FMF ;
Les salariés des mandants des Adhérents de FMF.

V. Données recueillies

Est considérée comme une Donnée à caractère personnel, toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (ci-après « Données Personnelles »).

En fonction des services utilisés ou souscrits auprès de FMF, peuvent être collectées et traitées notamment des données d’Etat civil (nom, prénom), de contact (numéro de téléphone, adresse mail), ou relative à la vie professionnelle de la personne concernée (fonctions).

Les informations obligatoires pour la mise en œuvre des services sont indiquées dans les formulaires de collecte par un symbole ou chiffre, ou sont rappelées lorsque la collecte a lieu à l’occasion d’un appel téléphonique.

Sont collectées et traitées :

Via le formulaire contact du site: nom, adresse mail.
En cas d’intérêt porté à FMF notamment pour recevoir de l’information sur ses services ou lors de l’adhésion à FMF:
Nom, prénom ;
Numéro de téléphone fixe et mobile, adresse mail, adresse postale (si différente de celle de la personne morale),
Nom de la structure mandataire de rattachement et fonctions exercées au sein de la structure.

VI. Source des Données

Les Données Personnelles peuvent être collectées :

Directement auprès de la personne concernée,
Indirectement auprès d’un tiers. Elles sont alors en principe communiquées à FMF par la structure mandataire à laquelle la personne concernée est liée.

VII. Durée de conservation

FMF et la FEPEM ne conservent les Données Personnelles que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées et dans le respect de la règlementation en vigueur.

VIII. Finalités de traitement

Les Données Personnelles sont recueillies par FMF et la FEPEM lors de l’utilisation du site ou des services ou de l’adhésion à la Fédération.

Les traitements de Données Personnelles sont effectués pour l’une ou plusieurs des finalités suivantes.

Pour les utilisateurs du site Internet et/ ou les personnes physiques liées aux Adhérents de FMF :

Permettre à l’utilisateur de poser une question via le formulaire contact du site Internet ;
Répondre aux demandes formulées via le formulaire contact du site Internet ;
Alimenter l’annuaire des Adhérents de FMF disponible sur le site Internet ;
Contacter par téléphone, courriel ou courrier, à des fins d'information ou de prospection commerciale, les personnes liées à une structure mandataire à la suite d’une prise de contact avec les services de FMF ;
Assurer le suivi des contacts entre les personnes concernées et FMF ;
Assurer la gestion des salons, réunions, événements auxquelles les personnes concernées sont conviées par FMF ou la FEPEM en raison de leurs intérêts pour les structures mandataires (gestions des invitations, inscriptions, …) ;
Assurer la gestion et le suivi de l'adhésion (enregistrement de l’adhésion, communication du numéro d’Adhérent et des codes d’accès à l’Espace en ligne, gestion des réclamations, enquêtes de satisfaction …) ;
Permettre aux personnes concernées d’accéder aux fonctionnalités du compte Adhérent sur le site Internet (réseau social …) ;
Identifier les personnes concernées lors de leurs contacts avec les services de FMF et notamment avec le service juridique et leur adresser le cas échéant une réponse par courriel ;
Adresser par courrier ou courriel la lettre d’information ou toute information prévue dans le cadre de l’adhésion ;
Procéder à l’examen des dossiers de labellisation pour l’obtention du Qualimandat ;
Mettre en œuvre les opérations et obligations statutaires liées à la qualité d’Adhérent de FMF (convocation à l’Assemblée Générale…).

Ce dernier traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par FMF, à savoir le fonctionnement de la Fédération et de ses instances conformément aux exigences de ses Statuts.

Pour les mandants et salariés des mandants des Adhérents :

Répondre aux questions juridiques relatives à l’accompagnement des mandants adressées au service juridique par l’Adhérent ;
Procéder à l’examen des dossiers de labellisation pour l’obtention du Qualimandat.

IX. Bases légales de traitement

Les traitements effectués pour l’une des finalités exposées ci-dessus ont pour fondement une ou plusieurs des bases légales suivantes :

Consentement ;
Obligations contractuelles ;
Intérêts légitimes dans le cas expressément prévu dans la clause VIII.

X. Sécurité

FMF et la FEPEM prennent les mesures technologiques et organisationnelles nécessaires et appropriées pour assurer la sécurité des Données Personnelles qu’elles collectent, utilisent et conservent.

XI. Destinataires des données

Les services de FMF et de la FEPEM sont les destinataires exclusifs des Données Personnelles transmises.

Les Données Personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Union Européenne.

XII. Droits des personnes concernées

Vis-à-vis de leurs Données Personnelles, les personnes concernées disposent d’un :

droit d’accès c'est-à-dire le droit de recevoir une copie des Données Personnelles en possession des Responsables conjoints du traitement ;
droit de rectificationc'est-à-dire le droit de demander la modification des Données Personnelles erronées, obsolètes ou incomplètes;
droit à l’effacement c'est-à-dire le droit de demander l’effacement des Données Personnelles. FMF et la FEPEM sont susceptibles de conserver certaines informations lorsque la loi l’impose ou lorsqu’elles disposent d’un motif légitime de le faire ;
droit à la limitationc'est-à-dire le droit de demander la limitation des traitements effectués sur les Données Personnelles si la personne concernée justifie de l’un des motifs prévus par l’article 18 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 ;
droit à la portabilité c’est-à-dire le droit de recevoir les Données Personnelles fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine, incluant le droit de transmettre ces Données Personnelles à un autre responsable du traitement;
droit d’opposition c'est-à-dire le droit de s’opposer, à tout moment et pour des raisons tenant à la situation particulière de la personne concernée, aux traitements des Données Personnelles ;
droit de définir des directives relatives au sort de ses Données Personnelles après la mort ;
droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ou d’obtenir réparation auprès des tribunaux compétents si la personne concernée considère que FMF ou la FEPEM n’ont pas respecté ses droits.

XIII. Procédure pour l’exercice d’un droit

Pour l’exercice de l’un des droits visés à l’article précédent, la personne concernée devra adresser au Référent à la protection des données de FMF un courrier ou courriel précisant l’objet de sa demande, accompagné d’un justificatif d’identité qui comporte sa signature.

La demande peut être adressée au Référent à la protection des données de FMF, selon les modalités prévues en clause III.

XIV. Modification de la présente Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée.

Une information et/ou une demande d’acceptation sera transmise aux personnes concernées si nécessaire.

Il est conseillé aux personnes concernées de consulter régulièrement le site internet de FMF pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à la Politique de confidentialité.

Version du 22 octobre 2019 - Date de validation de la Politique de confidentialité